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Comportamento | Publicada em: 18/06/2012

Veja 10 dicas para tornar sua reunião mais produtiva

Um estudo feito nos Estados Unidos pela consultoria Verizon indicou que um gerente gasta, em média, metade do tempo do expediente em reuniões

 

Da solução de problemas simples à elaboração de complexas estratégias. Uma reunião objetiva entre colegas de trabalho pode ser o caminho mais curto para uma ideia inovadora e eficiente.
No entanto, muitas vezes o que se vê no dia a dia das empresas são incontáveis reuniões, longas e improdutivas, consumindo recursos e tempo precioso das equipes. Um estudo feito nos Estados Unidos pela consultoria Verizon indicou que um gerente gasta, em média, metade do tempo do expediente em reuniões. Com altos executivos, esse nível de comprometimento chega a 75%.
 
Para o economista Paulo Maffei, professor de gestão de pessoas na HSM Educação, o segredo de uma reunião bem sucedida está no planejamento e na condução dos trabalhos. “A pessoa que conduz a reunião precisa ter um papel de liderança”, diz Maffei, que tem 35 anos de experiência na área de recursos humanos.
 
“Ele deve ser, ao mesmo tempo, um polarizador, motivando a participação de todos e a troca de ideias, e um catalizador, absorvendo o que foi dito e intervindo para manter a ordem”, completa. E o mais importante: ouça o que os outros têm a dizer. “Se um só falar não é reunião, é monólogo”, brinca.
 
Confira as dicas de Paulo Maffei para otimizar a sua reunião:
 
1. Marque apenas reuniões necessárias - Somente faça uma reunião quando houver necessidade de compartilhar e/ou alinhar informações importantes. Ou quando a solução de um problema depender da ação de várias pessoas.
 
2. Elabore uma pauta - Os objetivos do encontro de trabalho devem ser bem definidos antes de iniciá-lo. Reuniões sem pauta clara tendem a se tornar confusas e a consumirem mais tempo.
 
3. Informe o tema da reunião - Os participantes da reunião devem ser informados sobre a pauta com antecedência, para chegarem preparados. Exceto, claro, nos casos em que houver uma situação de emergência.
 
4. Respeite os horários - A reunião deve ter horário definido para começo e fim e todos devem segui-lo pontualmente, do estagiário ao diretor-geral.
 
5. Evite reuniões longas - Devem-se evitar reuniões muito extensas, que tendem a ser mais improdutivas. Salvo exceções (apresentações de resultados, por exemplo), uma hora é uma duração razoável. Em casos menos complexos ou em reuniões preparatórias 30 minutos podem ser o suficiente.
 
6. Seja um mediador - A pessoa que conduz a reunião deve ter um papel de mediador, deixando os participantes à vontade para interagirem e exporem suas opiniões, mas intervindo quando os ânimos se acirram ou se caminha para a dispersão.
 
7. Tente não falar além da conta - Uma reunião não pode ser ditatorial. Deixe espaço para os outros falarem.
 
8. Prefira o contato visual... - Sempre que possível tente fazer reuniões em que você possa ver quem participa. Teleconferências e programas como Skype ou os hangouts - ferramenta de conferência do Google - são boas opções quando os participantes não podem estar presentes.
 
9. ...mas use o bom senso - Só reúna pessoas que estão em outras cidades ou locais distantes se for realmente necessário. Se não houver outro jeito, uma conferência por telefone pode resolver.
 
10. Mantenha o controle emocional – O condutor da reunião deve se manter calmo para conter os ânimos, tanto quando há euforia por boas notícias, quanto quando os problemas criam um clima. Conhecer melhor os participantes também pode ajudar a entender as reações e pontos de vista dos colegas e manter a harmonia.
 
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