Para o especialista em Administração do Tempo e Produtividade e CEO da Triad PS, Christian Barbosa, um dos causadores da interrupção no ambiente de trabalho é a preguiça. “O que é mais fácil, ler no quadro a lista impressa com o ramal do departamento que o cara do telefone está pedindo ou direcionar para a telefonista? Ler o manual do celular ou perguntar para alguém como configurar o e-mail? A preguiça ativa a interrupção.”

 

Outro motivo é a falta de tempo, que faz com que as pessoas não expliquem as tarefas delegadas corretamente, e consequentemente sejam interrompidas enquanto surgem dúvidas de quem recebeu a atividade.

 

Cinco dicas

Pensando nisso, o especialista apontou cinco dicas que podem ajudar quem sofre com este problema. Confira:

 

Mapeie as suas interrupções: se você só sabe que é muito interrompido, mas não sabe por quem, quando, o quê, frequência não terá como resolver. É preciso conhecer o real problema para buscar uma solução. Uma simples planilha no Excel pode ajudar nessa estratégia.

 

Compartilhe conhecimento: quanto mais você reter aquilo que sabe, mais as pessoas vão lhe interromper e perguntar. Tudo o que você conhece e outra pessoa esteja envolvida deveria ser compartilhado. Você pode simplesmente criar uma pasta na rede chamada “procedimentos” e criar arquivos de word como: roteiro para emissão de NF.doc, procedimento quando o sistema falhar, entre outros.

 

Determine horários: romper a cultura de interrupção não é algo trivial, as pessoas precisam ser disciplinadas e isso exige tempo. Se alguém vier lhe interromper e for uma coisa que possa esperar, agende com a pessoa um horário para resolver essa e outras questões.

 

Antecipe-se: uma parcela das interrupções acontece a partir de atividades que você delegou ou está envolvido. Se este for seu caso, nada como revisar logo no início da manhã as prioridades e se algo já indica que vai gerar dúvidas. Se for o caso, antecipe-se para evitar o problema. Um simples papo rápido na sala de café pode ajudar muito.

 

Interrupções externas: é comum ouvir frases como: “meu cliente me interrompe a toda hora” , “o fornecedor sempre chega na hora errada”, “não posso dizer não para meu cliente”, etc. Em diversas consultorias que fizemos nesse sentido, na maior parte dos casos, dizer não para o cliente é saudável para ambas as partes. “Não é sair negando atendimento ao cliente, é saber priorizar o cliente.” É importante definir dias de atendimento a fornecedores e enviar as instruções via e-mail para todos, com os horários e agenda de marcação. Nesse período, é importante alocar dois profissionais para atender com qualidade essas pessoas.